Blog

Een belastingvrije vergoeding openbaar vervoer: wat zijn de regels?

Vergoedt u de reiskosten van uw werknemers voor het gebruik van het openbaar vervoer als ze naar hun werk komen? Maken uw medewerkers dan ook in hun privétijd gebruik van het openbaar vervoer en mag u hen daarvoor vergoeden? De Werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijkheden voor een belastingvrije vergoeding openbaar vervoer. De belangrijkste voorwaarden vindt u hieronder op een rij.

Hogere kilometervergoeding in 2024

In 2024 kunt u kunt uw medewerkers een belastingvrije reiskostenvergoeding van maximaal €0,23 per kilometer voor zakelijke reizen bieden. Het maakt niet uit of uw werknemers hun eigen auto, een fiets, het openbaar vervoer of een combinatie daarvan gebruiken.

Soms kan de vergoeding hoger zijn dan de daadwerkelijke kosten die uw medewerkers maken. Dit kan uw medewerkers stimuleren om het openbaar vervoer of de fiets te gebruiken.

Aan welke administratieve verplichtingen moet u voldoen?
In de loonadministratie moet u het aantal kilometers voor het woon-werkverkeer registeren. Dit geldt ook voor zakelijke kilometers die voor vergaderingen of afspraken worden gemaakt, maar dit hoeft niet in de loonadministratie te worden opgenomen.

Kilometers die een werknemer privé maakt worden beschouwd als privékosten. Het is mogelijk om deze te vergoeden, maar dit gedeelte van de vergoeding wordt beschouwd als belastbaar loon.

Vergoeding openbaar vervoer en werkelijke kosten

Het is mogelijk om de daadwerkelijke kosten die uw werknemers voor zakelijk openbaar vervoer maken te vergoeden. Dit gebeurt meestal door een vergoeding achteraf via declaratie. Let op: alleen de werkelijke kosten voor zakelijk openbaar vervoer kunnen belastingvrij worden vergoed. Dit geldt niet voor reiskosten met de eigen auto.

Administratieve vereisten voor vergoeding openbaar vervoer
U moet deze kosten bijhouden in uw salarisadministratie en kunnen aantonen dat ze verband houden met woon-werkverkeer. Laat uw werknemers bijvoorbeeld (maandelijks) een declaratieformulier met originele bonnen invullen.

Reizen met het openbaar vervoer voor privédoeleinden komen niet in aanmerking voor vergoeding.

Verruiming vrijstelling ov-abonnementen vanaf 2024

Vanaf 1 januari 2024 is het fiscaal en administratief eenvoudiger om als werkgever een ov-abonnement aan werknemers te verstrekken. Het maakt vanaf 2024 niet meer uit in welke vorm de ov-kaart wordt aangeboden. Voortaan is er geen belasting meer verschuldigd zolang de werknemer de ov-kaart (in welke frequentie dan ook) voor zakelijke reizen gebruikt. Dit geldt onder andere voor woon-werkverkeer. Voor werkgevers scheelt dit bovendien een hoop administratieve lasten.

Voor 2024 waren de fiscale gevolgen afhankelijk van de manier waarop de werkgever het openbaar vervoer aanbood aan de werknemer. Als een ov-kaart aan de werknemer ter beschikking werd gesteld, dan was dit onbelast zolang de werknemer de kaart voor minstens 10% zakelijke ritten gebruikte. Als de werkgever een ov-abonnement vergoedde of verstrekte moest de werkgever nagaan of de vergoeding niet hoger was dan de daadwerkelijke kosten van de zakelijke reizen. Was dit wel het geval, dan was het verschil tussen de kosten en de hogere vergoeding belast.

Een treinabonnement via de werkgever

Veel werkgevers kiezen ervoor om hun werknemers een NS Traject Vrij-abonnement of ander OV-abonnement voor hun dagelijkse woon-werkverkeer te verstrekken. In dit geval is het handiger om voor hen een NS-Business Card aan te schaffen. Dit is vaak kostenefficiënter en handiger dan individuele ritten zelf te betalen en achteraf te declareren. Medewerkers kunnen deze abonnementen zowel voor zakelijke als persoonlijke reizen op een bepaald traject gebruiken.

OV-reiskostenvergoeding en de Belastingdienst

Als uw werknemer met een NS-maandabonnement of NS-jaarabonnement reist, hoeft u voor uw werknemer geen openbaarvervoerverklaring aan te vragen. De NS geeft de reisgegevens al door aan de Belastingdienst.

De reisgegevens zijn terug te vinden in een maandelijks overzicht van de NS. Hiermee voldoet u aan de eisen van de Belastingdienst voor het bijhouden van een deugdelijke administratie.

NS-Business Card voor privégebruik

Privéreizen met de NS-Business Card zijn toegestaan. Uw werknemers kunnen op de website zelf aangeven welke reizen privé zijn gemaakt. U kunt dit vervolgens eenvoudig verrekenen met de vergoeding voor zakelijke reizen.

Vragen over de belastingvrije vergoeding openbaar vervoer?

Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen over het toepassen van de regels voor een belastingvrije vergoeding voor het openbaar vervoer? Neem dan gerust contact op met onze loonbelastingspecialisten. Zij denken graag met u mee.

Maarten Greijn

0115 641017