Let op: ook de verzender loopt risico: de Belastingdienst kan een boete opleggen van maximaal € 5.278 per onjuiste factuur.
Algemene factuurvereisten
De volgende gegevens moeten op de factuur staan, vanuit het perspectief van de ondernemer die de factuur verstuurt:
- Uw volledige naam en die van uw afnemer. Op uw factuur vermeldt u de juridische naam. De handelsnaam is ook toegestaan, mits die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel (KvK) is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
- Uw volledige adres en dat van uw afnemer.
- Uw btw-nummer. Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
- Uw KvK-nummer.
- De datum waarop de factuur is verstuurd.
- Een opeenvolgend factuurnummer, waarbij het is toegestaan meerdere reeksen van nummering te gebruiken.
- Het soort goederen of diensten die u hebt geleverd.
- De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd.
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw. Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Geef de aparte bedragen aan. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, mocht dit het geval zijn.
- Het btw-tarief dat u in rekening brengt.
- Het btw-bedrag.
Buitenland let nóg strenger op btw-administratie
Doordat steeds vaker zaken wordt gedaan met het buitenland, moeten de facturen ook voldoen aan de eisen daar. De bovenstaande eisen gelden ook in het buitenland. Let op, in Nederland is de Belastingdienst coulanter dan in het buitenland. Andere landen voeren nog strengere controles uit op de btw-administratie.
In het geval van ondernemen met het buitenland kan de btw worden verlegd en daarom wordt er geen omzetbelasting berekend op de betreffende factuur. Afwijkingen in de factuureisen gelden in de volgende situaties:
- Een btw-vrijstelling is van toepassing. Vermeld dit op de factuur.
- Er geldt een verleggingsregeling (nationaal of internationaal). Vermeld op de factuur de tekst: btw verlegd.
- Het gaat om een reisbureau- of margeregeling. Noteer daarom de volgende tekst: ‘bijzondere regeling reisbureaus of bijzondere regeling-gebruikte goederen’.
- Self-billing (de afnemer van de prestatie reikt de factuur uit). Vermeld: factuur uitgereikt door afnemer.
- Transacties tussen ondernemers die niet in hetzelfde EU-land zijn gevestigd (intracommunautaire levering met nultarief). Vermeld dit op de factuur.
- Transacties met ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd (export). Door middel van documenten moet de export worden aangetoond. Een bewijsmiddel kan een door de douane afgetekende verkoopfactuur zijn. Bewaar dit bewijsmiddel goed bij uw administratie. Bij geen bewijs krijgt u een naheffing en zeer waarschijnlijk ook een boete.
Twijfelt u over de juistheid van een factuur of heeft u andere vragen? Neem dan contact op met onze gespecialiseerde btw-adviseurs.
