Kosten aanwijzen die direct betrekking op uw bedrijf is een duidelijke zaak. Voor kosten met een privé-element ligt dat anders. Deze kosten kunt u niet automatisch aftrekken of ze zijn mogelijk beperkt aftrekbaar. Hoe komt u bij een discussie met de Belastingdienst goed beslagen ten ijs?
De Belastingdienst gaf hierover in 2025 een duidelijk signaal af. Ook werden accountants en fiscale professionals opgeroepen om kritisch te zijn op bepaalde kosten.
Principe: geen toetsing aan het ondernemersbeleid
Als belangrijk uitgangspunt bij de beoordeling van kosten geldt dat de Belastingdienst bij de toetsing niet op de stoel van de ondernemer mag gaan zitten. De Belastingdienst toetst het motief waarom de kosten zijn gemaakt. Als duidelijk is dat de kosten volledig zijn gemaakt voor de zakelijke belangen van uw bedrijf, dan zal de Belastingdienst de kosten normaliter accepteren als aftrekpost.
In de praktijk zie je dat bijvoorbeeld terug in de toetsing van de aanschaf van kantoorinrichting: een bureau en bureaustoel. Deze zijn er in alle soorten, maten en prijsklassen. Als u als ondernemer kiest voor een duurder model, dan mag de Belastingdienst niet afdwingen dat u ook een goedkoper model had kunnen kiezen.
Alleen als de gemaakte kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, mag de Belastingdienst wel toetsen of er nog wel een redelijke verhouding is.
Kosten met een privé-element
Bij kosten waar naast een zakelijk belang ook een privé-element speelt, is de toetsing anders. Dan moet beoordeeld worden of sprake is van zakelijke kosten met een privé-element, zoals bijvoorbeeld kosten van relatiegeschenken of representatiekosten. Ook moet worden vastgesteld of sprake is van een (voldoende) zakelijk belang.
Een aantal voorbeelden:
- U gaat met een zakelijke relatie uit eten en neemt daarbij ook uw partner mee
- U heeft business seats voor uw favoriete voetbalclub waar u afwisselend zakelijke relaties en privérelaties (familie of vrienden) naartoe neemt
Bij deze posten is er nog wel een zakelijk belang, maar moet ook het privé-element worden meegenomen.
Er zijn ook nog andere kosten denkbaar:
- U gaat naar de kapper om er representatief uit zien voor uw klanten
- U koopt kleding die u nodig heeft om er verzorgd uit te zien, maar deze kleding heeft geen bedrijfslogo van 70cm2 of is niet noodzakelijk om uw werkzaamheden uit te voeren
Bij deze voorbeelden overheerst duidelijk het privé-element. Deze kosten zijn niet aftrekbaar.
Beperkte aftrek representatiekosten en kosten van relatiegeschenken
In zowel de vennootschapsbelasting als de inkomstenbelasting is een aftrekbeperking opgenomen voor kosten van relatiegeschenken en representatiekosten. Representatiekosten zijn kosten die u maakt om uw bedrijf te promoten. Hierbij geldt wel dat ze een duidelijk zakelijk doel moeten hebben. Bij vragen van de Belastingdienst moet u dat ook kunnen aantonen.
Kosten van relatiegeschenken en beperkt aftrekbare kosten zijn pas aftrekbaar als deze boven een bedrag van 5.700 euro (2026) uitkomen. In plaats van deze drempel, mogen ondernemers voor de inkomstenbelasting ervoor kiezen om 80% van de kosten af te trekken in hun aangifte. Voor ondernemers in de vennootschapsbelasting geldt een afwijkend percentage: zij kunnen naar keuze 73,5% van de kosten aftrekken.
Let op: voor ondernemers die onder de vennootschapsbelasting vallen, is de algemene drempel waarboven de kosten aftrekbaar zijn 5.700 euro. Deze drempel kan hoger zijn met het looncriterium: als 0,4% van de totale loonsom hoger is dan 5.700 euro, dan geldt dit bedrag als drempel.
Let op bewijslast!
Als u kosten maakt waar mogelijk een privé-element aan zit, moet u kunnen aantonen dat u de kosten voor de zakelijke belangen van uw bedrijf gemaakt hebt.
Zo oordeelde de Hoge Raad al eens dat twee broers die met hun bedrijf stoelen huurden in een skybox bij een voetbalclub, deze kosten niet konden aftrekken als het zakelijk gebruik niet kon worden aangetoond. Het kan verdedigbaar zijn dat sprake is van een relatiegeschenk als relaties worden meegenomen naar de wedstrijden. Dan moet wel aangetoond worden dat de wedstrijden werden bezocht met zakelijke relaties. De Hoge Raad verwees naar een lagere rechter om dat te toetsen.
Bij zakelijke etentjes of evenementen die u met zakelijke relaties bezoekt doet u er dus goed aan om vast te leggen met welke zakelijke relatie u dat gedaan heeft. Als u dat niet kunt, loopt u het risico dat de Belastingdienst de kosten als privé-uitgaven bestempelt. Aftrek van de kosten is dan niet mogelijk.
Wij denken met u mee
Heeft u een vraag over het aanwijzen van kosten als zakelijke kosten of als kosten met een privé-element? Neem dan contact op met onze belastingadviseurs. Wij denken graag mee over het onderbouwen van keuzes om zo bij de Belastingdienst goed beslagen ten ijs te kunnen komen.
