Auto van de zaak: laden bij de zaak of thuis
Als een werknemer een auto van de zaak ter beschikking krijgt, komen de kosten voor brandstof en elektriciteit in principe voor rekening van de werkgever. Dit geldt zowel voor laden bij de zaak als thuis. De werknemer betaalt belasting over de bijtelling voor privégebruik, waarmee het privévoordeel is afgedekt. De laadkosten vormen dan geen extra belastbaar loon.
Let op: als de werkgever niet de eigenaar is van de auto – bijvoorbeeld bij lease – dan is het fiscaal ongunstig om laadkosten zelf te dragen. In dat geval zouden de kosten gedeclareerd moeten worden bij de leasemaatschappij, die als eigenaar verantwoordelijk is. Zo voorkomt u dat kosten niet aftrekbaar zijn van de winst.
Thuisladen: vergoeding en laadpaal
Laadt de werknemer de auto thuis en schiet hij de elektriciteitskosten voor, dan kan de werkgever deze kosten onbelast vergoeden, mits:
- Het aantoonbaar gaat om zakelijke laadkosten (en er bijvoorbeeld ook niet een privéauto wordt geladen);
- De werknemer een specificatie aanlevert van verbruik en kosten (bijvoorbeeld via een laadpaal met registratie of een laadpas);
- De vergoeding niet hoger is dan de werkelijke kosten.
Een forfaitaire vergoeding (een vooraf vastgesteld, vast bedrag) zonder onderbouwing kan leiden tot een belastbaar voordeel.
Betaalt of vergoedt de werkgever de laadpaal thuis, dan is dit een voorziening die bij de dienstbetrekking hoort. De fiscale behandeling hangt af van het eigendom:
- Eigendom van de werkgever: de laadpaal is geen loon, op voorwaarde dat de laadpaal na einde dienstverband wordt verwijderd of overgedragen tegen marktwaarde;
- Eigendom van de werknemer: de vergoeding vormt loon, tenzij het gebruik uitsluitend zakelijk is en de laadpaal noodzakelijk is voor het werk.
Deze kosten kunnen eventueel onder de werkkostenregeling (WKR) worden gebracht, mits het voordeel gebruikelijk is.
Privéauto: laden bij de zaak
Gebruikt een werknemer een privéauto voor zakelijke ritten, dan mag de werkgever maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Deze vergoeding dekt alle kosten, inclusief laden. Als de werknemer zijn privéauto gratis mag opladen op het terrein van de werkgever, dan is dat een voordeel in natura en vormt dit in beginsel belastbaar loon.
Dit voordeel kan onder de werkkostenregeling worden gebracht, mits:
- Het voordeel gebruikelijk is;
- Er voldoende vrije ruimte beschikbaar is;
- De werkgever het voordeel aanwijst als eindheffingsbestanddeel.
Administratie is cruciaal
Voor een correcte fiscale verwerking is het belangrijk dat de werkgever:
- Vastlegt wie er laadt (werknemer, bestuurder, bezoeker);
- Documenteert of het laden zakelijk of privé is;
- Bijhoudt hoe vaak en hoeveel er geladen wordt.
Niet-werknemers: bestuurders en aandeelhouders
De fiscale behandeling verandert als degene die laadt of tankt geen werknemer is. Denk aan een bestuurder die via een managementovereenkomst werkt. In dat geval kan het voordeel worden aangemerkt als een vergoeding in het kader van die overeenkomst. De kosten kunnen dan fiscaal in aanmerking worden genomen, mits de ontvanger het voordeel ook op die manier verantwoordt.
Wordt dit niet gedaan, dan kan sprake zijn van een uitdeling aan de bestuurder, zeker als deze ook aandeelhouder is. Is de bestuurder géén aandeelhouder, dan is sprake van een onverschuldigde betaling die niet ten laste van de winst mag komen.
Ook naar de kant van de ontvanger moet goed worden gekeken: als deze een privéauto rijdt en gratis laadt of tankt, dan kan er sprake zijn van een loonelement. Dit geldt ook als de persoon geen werknemer is, maar wel een voordeel geniet dat voortvloeit uit de relatie met de onderneming.
Conclusie
Laden en tanken bij de zaak lijkt eenvoudig, maar kent diverse fiscale aandachtspunten. Het is belangrijk om goed te onderscheiden wie de gebruiker is, wat de aard van de auto is (zakelijk of privé), en of er sprake is van een dienstbetrekking. Zorg voor een duidelijke regeling, goede administratie en overleg bij twijfel met uw belastingadviseur.
