Hogere kilometervergoeding in 2024
U kunt uw medewerkers een belastingvrije reiskostenvergoeding van maximaal €0,21 per kilometer voor zakelijke reizen bieden. In 2024 ligt deze belastingvrije vergoeding op €0,23 per kilometer. Het maakt niet uit of uw werknemers hun eigen auto, een fiets, het openbaar vervoer of een combinatie daarvan gebruiken.
Soms kan de vergoeding hoger zijn dan de daadwerkelijke kosten die uw medewerkers maken. Dit kan uw medewerkers stimuleren om het openbaar vervoer of de fiets te gebruiken.
Aan welke administratieve verplichtingen moet u voldoen? In de loonadministratie moet u het aantal kilometers voor het woon-werkverkeer registeren. Dit geldt ook voor zakelijke kilometers die voor vergaderingen of afspraken worden gemaakt, maar dit hoeft niet in de loonadministratie te worden opgenomen.
Kilometers die een werknemers privé maakt worden beschouwd als privékosten. Het is mogelijk om deze te vergoeden, maar dit gedeelte van de vergoeding wordt beschouwd als belastbaar inkomen.
Vergoeding voor openbaar vervoer en werkelijke kosten
Het is mogelijk om de daadwerkelijke kosten die uw werknemers voor zakelijk openbaar vervoer maken te vergoeden. Dit gebeurt meestal door vergoeding achteraf via declaratie. Let op: alleen de werkelijke kosten voor zakelijk openbaar vervoer kunnen belastingvrij worden vergoed. Dit geldt niet voor reiskosten met de eigen auto.
Administratieve vereisten voor vergoeding openbaar vervoer U moet deze kosten bijhouden in uw salarisadministratie en kunnen aantonen dat ze verband houden met woon-werkverkeer. Laat uw werknemers bijvoorbeeld (maandelijks) een declaratieformulier met originele bonnen invullen.
Reizen met het openbaar vervoer voor privédoeleinden komen niet in aanmerking voor vergoeding.
Een treinabonnement via de werkgever
Veel werkgevers kiezen ervoor om hun werknemers een NS Traject Vrij-abonnement of ander OV-abonnement voor hun dagelijkse woon-werkverkeer te verstrekken. In dit geval is het handiger om voor hen een NS-Business Card aan te schaffen. Dit is vaak kostenefficiënter en handiger dan individuele ritten zelf te betalen en achteraf te declareren. Medewerkers kunnen deze abonnementen zowel voor zakelijke als persoonlijke reizen op een bepaald traject gebruiken.
Administratieve vereisten voor vergoeding openbaar vervoer U moet kunnen aantonen dat de kosten van een abonnement lager zijn dan de waarde van afzonderlijke zakelijke reizen. Als de waarde van het abonnement hoger is dan de werkelijke kosten van zakelijke reizen, kunt u regelen dat het overschotbedrag door de werknemer wordt terugbetaald. Anders wordt het overschotbedrag beschouwd als belastbaar inkomen, tenzij u gebruikmaakt van de vrije ruimte in de WKR.
OV-reiskostenvergoeding en de Belastingdienst
Als uw werknemer met een NS-maandabonnement of NS-jaarabonnement reist, hoeft u voor uw werknemer geen openbaarvervoerverklaring aan te vragen. De NS geeft de reisgegevens al door aan de Belastingdienst.
De reisgegevens zijn terug te vinden in een maandelijks overzicht van de NS. Hiermee voldoet u aan de eisen van de Belastingdienst voor het bijhouden van een deugdelijke administratie.
NS-Business Card voor privégebruik
Privéreizen met de NS-Business Card zijn toegestaan. Uw werknemers kunnen zelf op de website aangeven welke reizen privé zijn gemaakt. U kunt dit vervolgens eenvoudig verrekenen met de vergoeding voor zakelijke reizen.
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen over het toepassen van de regels voor een belastingvrije vergoeding voor het openbaar vervoer? Neem dan gerust contact op met onze loonbelastingspecialisten. Zij denken graag met u mee.