Klantverhalen

Dubbelportret: Lievens Communicatie

Lees hier het dubbelportret tussen ondernemer Isabelle Leenhouwers (manager backoffice) van Lievens Communicatie en belastingadviseur Joanita de Pagter.

De adviseur naast de ondernemer

“Lievens is een werkgever die oog heeft voor de werknemers en goed werkgeverschap hoog in het vaandel heeft staan. Daardoor kan ik als loonbelastingspecialist echt iets toevoegen. De vraag die bij mij steeds speelt is: hoe kan ik ervoor zorgen dat Lievens hetzelfde kan blijven geven, terwijl het voor hen als werkgever aantrekkelijker wordt. Dat betekent dus slim kijken naar hoe we de vergoedingen, verstrekking en terbeschikkingstellingen binnen de WKR-regeling kunnen inpassen.”

Joanita de Pagter is belastingadviseur bij Schipper Accountants en gespecialiseerd in de loonbelasting. Vanwege die specialiteit wordt zij door collega’s regelmatig gevraagd om mee te kijken naar loonbelastingvraagstukken, waaronder het gebruik van de WKR-regeling. Zo ook bij Lievens. “Isabelle voert zelf de financiële administratie. Het nieuwe jaar was een goed moment om die eens tegen het licht te houden in het kader van de WKR. Samen hebben we de aandachtspunten doorgesproken. Daarna ben ik de administratie ingedoken en heb ik gekeken of de boekingen ‘met een WKR-bril op’ kloppen en of de inrichting eenvoudiger kon.”

WKR Check

Een WKR-check betekent dat de adviseurs van Schipper de boekingen nalopen. Kloppen de labels? Kunnen posten als gerichte vrijstelling worden opgenomen of moeten ze toch ten laste van de vrije ruimte? “In feite heb ik van alle beloningsbestanddelen beoordeeld of ze het juiste label hebben of dat een ander label wellicht mogelijk is met het oog op de WKR”, legt Joanita uit. “Daarbij kijk ik steeds of er een categorie binnen de WKR mogelijk is of dat, als laatste oplossing, die toch onder de vrije ruimte moet komen. Die laatste oplossing is natuurlijk het minst populair, omdat je daardoor minder onbelaste bestanddelen kunt toekennen aan je werknemers. Bovendien, bij overschrijding van die vrije ruimte ben je 80% eindheffing verschuldigd.”

In feite heb ik van alle beloningsbestanddelen beoordeeld of ze het juiste label hebben of dat een ander label wellicht mogelijk is met het oog op de WKR

Praktische handleiding

Na het doorlopen van de administratie en de verschillende beloningsbestanddelen, heeft Joanita een praktische handleiding opgesteld voor Isabelle. In die handleiding kan Isabelle de specifieke voorwaarden opzoeken en de kwalificatie binnen de WKR. “Dat werkt niet alleen prettig, maar voorkomt ook dat de belastingdienst met naheffingen komt vanwege foutief geboekte kosten.”

Fijne samenwerking

Bij Lievens heeft Joanita samen met Isabelle onder andere de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding voor medewerkers onder de loep genomen. “Als communicatiespecialisten doen zij natuurlijk totaal ander werk. Het zijn supersociale mensen en we hebben steeds fijne gesprekken gevoerd. De lijnen zijn kort. Ik vind het uitdagend om mee te denken en ze waarderen dat. Regelmatig hebben we contact. We sparren even samen en ze gaan er dan zelf mee aan de slag.”

De ondernemer naast de adviseur

“Als manager backoffice ben ik bij Lievens de enige niet-communicatieadviseur. Ik leid de administratieve kant in goede banen. Sinds de bedrijfsovername in 2011 werken we met Schipper Accountants. We hebben vanaf het allereerste begin het volste vertrouwen in hen. Dat geldt voor mij, maar ook voor de twee andere partners.”

Lievens in Middelburg is een strategisch communicatieadviesbureau, gespecialiseerd in participatie, verandermanagement, omgevingscommunicatie en strategie. Isabelle Leenhouwers is partner, evenals Mirjam de Jong en Cora Zaaijer. Samen namen zij Lievens in 2011 over van de toenmalige eigenaar Jan Lievens. Dat gebeurde na een bedrijfsovername die door Schipper werd begeleid. “Dat verliep zo prettig dat we sindsdien samenwerken. Schipper verzorgt de kwartaalrapportages en jaarrapportage. Voor de loonadministratie doen we een beroep op Sigma. Hun kracht is de manier waarop ze proactief meedenken. De inzet van Joanita is daarvan een goed voorbeeld. Omdat we vrijwel jaarlijks de vrije ruimte van de WKR overschreden, besloot de belastingadviseur haar in te schakelen.”

Tips en advies

Isabelle is enthousiast over de werkwijze van Joanita. “We hebben eerst uitgebreid gesproken over hoe we werken. Aan de orde kwam onder andere hoe we omgaan met personeelsvergoedingen en het belang dat we daaraan hechten. Nadat Joanita dit in beeld had gebracht, is ze slim gaan kijken hoe we dit voor ons zo aantrekkelijk mogelijk kunnen inrichten zonder dat de medewerkers iets zouden moeten inleveren. Haar inbreng heeft voor ons zeker toegevoegde waarde gehad. Een voorbeeld? Lievens combineert een personeelsuitje regelmatig met een werk gerelateerde workshop. De kosten werden geboekt in de vrije ruimte van de WKR. Joanita gaf aan dat we deze kosten anders kunnen boeken vanwege het bijkomstige zakelijke karakter. Zo heeft Joanita me tal van tips gegeven, waarmee we zowel als werkgever als werknemer ons voordeel doen. De administratie is verder zo ingericht dat ik er zelf mee uit de voeten kan.”

Aan de orde kwam onder andere hoe we omgaan met personeelsvergoedingen en het belang dat we daaraan hechten. Nadat Joanita dit in beeld had gebracht, is ze slim gaan kijken hoe we dit voor ons zo aantrekkelijk mogelijk kunnen inrichten zonder dat de medewerkers iets zouden moeten inleveren.

Snel schakelen

Soms is er nog even contact, zoals laatst toen Isabelle de invoering van een onkostenvergoeding voor thuiswerken overwoog. “Het is fijn om dan even te kunnen overleggen met Joanita over hoe we dit het best kunnen inrichten. Het gaat soms echt maar om kleine dingen, maar die maken soms een groot verschil.”

Inzicht in cijfers

Hoewel Isabelle de administratie verzorgt, hebben natuurlijk ook de collega-partners regelmatig contact met Schipper. Isabelle vertelt hoe fijn het is dat de adviseur de vertaalslag kan maken zodat iedereen het verhaal achter de cijfers begrijpt. “In onze samenwerking is het belangrijk dat we allemaal weten waar we staan met ons bedrijf. Schipper begrijpt dit. Prettig is bovendien dat de lijnen kort zijn en de adviseurs onderling snel kunnen schakelen. Het is gewoon goed geregeld.”

Bronvermelding: foto’s gemaakt door Scherp! fotografie.

Benut u de WKR al optimaal? Of loopt u juist risico? Onze WKR-check geeft u snel en efficiënt inzicht in uw persoonlijke situatie. Met deze analysetool stroomlijnen we uw WKR-administratie en weet u direct wat er kan en wat er béter kan. Zo houdt u eenvoudig grip op de WKR. Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw onderneming? Klik op onderstaande knop voor meer informatie en vraag een vrijblijvend voorstel aan!  

Joanita de Pagter

Joanita de Pagter

06 - 23 50 84 28

Schipper Accountants is altijd dichtbij. Ook bij u in de buurt.

Bekijk contactgegevens en medewerkers bij u in de buurt.