Verklaring Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
Verklaring Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
Indien u uw werknemer een (bestel)auto ter beschikking stelt, dient u in beginsel een bijtelling voor het privégebruik bij het loon van uw werknemer tellen. Indien u ondernemer bent via een eenmanszaak, VOF, maatschap of CV wordt u in beginsel ook met een bijtelling geconfronteerd indien u een (bestel)auto tot uw beschikking heeft. De bijtelling kan alleen achterwege blijven indien u of uw werknemer kunt aantonen de (bestel)auto op jaarbasis voor maximaal 500 km privé te hebben gebruikt. Er bestaat vanaf 1 januari 2012 voor bestelauto's een eenvoudigere manier om de bijtelling achterwege te laten. De nieuwe regeling geldt niet voor personenauto's!
Verklaring Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
Indien de bestelauto in het geheel niet privé wordt gebruikt (dus ook niet voor maximaal 500 km.) kan een 'Verklaring Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' bij de Belastingdienst worden ingeleverd. De Belastingdienst gaat er dan vanuit dat de auto alleen zakelijk wordt gebruikt. Er hoeft dan geen kilometeradministratie te worden bijgehouden en er volgt geen bijtelling.
Wel kan de Belastingdienst vragen om het zakelijke karakter van een bepaalde rit aan te tonen. De Belastingdienst is bijvoorbeeld op de hoogte van die bepaalde rit doordat een verkeersboete is opgelegd of doordat zij de auto op een bepaalde plaats hebben zien rijden. Het zakelijke karakter kan worden aangetoond aan de hand van bijvoorbeeld agenda, werkbriefjes, etc. Als het zakelijke karakter niet kan worden aangetoond, volgt alsnog bijtelling voor de auto, inclusief rente en boete. Dit zal in principe door de werknemer moeten worden betaald, maar als de werkgever zich niet aan de regels heeft gehouden (waaronder de hierna beschreven meldingsplicht), kan ook de werkgever ervoor opdraaien.
Indienen verklaring
U kunt de verklaringen voor zowel de ondernemer zelf die een bestelauto rijdt, als voor de werknemer hier downloaden. U kunt deze invullen en opsturen naar het genoemde adres. U (en eventueel de werknemer) krijgt een ontvangstbevestiging.
De verklaring is voor onbetaalde tijd geldig. Indien meerdere werknemer met dezelfde bestelauto rijden, moeten alle werknemer een dergelijke verklaring inleveren.
De verklaring heeft overigens geen terugwerkende kracht. Indien u vanaf 1 januari 2012 hiervan gebruik wilt maken, adviseren wij u de verklaring zo spoedig mogelijk in te dienen. Voor de periode sinds 1 januari 2012 moet u dan kunnen aantonen dat het privégebruik minder dan 500 km. op jaarbasis is (bijvoorbeeld aan de hand van een kilometeradministratie).
Bent u cliënt bij ons, dan verzoeken wij u vriendelijk een kopie van de verklaring en de ontvangstbevestiging naar ons op te sturen.
De verklaring moet nu nog op papier worden ingediend. In de loop van 2012 wordt dit vervangen door een digitale verklaring. De papieren verklaring zal dan verdwijnen.
Meldingsplicht
U kunt de verklaring later ook weer intrekken. U bent verplicht de verklaring te laten intrekken in de volgende situaties:
- De verklaring is ten onrechte aangevraagd;
- Er wordt toch privé gereden met de bestelauto (ook bij minder dan 500 km.!). Als uit een kilometeradministratie blijkt dat het privégebruik minder dan 500 km. op jaarbasis is, kan bijtelling om die reden achterwege blijven. De verklaring 'Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' moet wel worden ingetrokken. Eventueel kan daarna wel de al bestaande 'Verklaring geen privégebruik auto' worden ingediend.
- U of de werknemer heeft geen bestelauto meer tot zijn beschikking;
- U of de werknemer gaat in een nieuwe bestelauto rijden (voor de nieuwe bestelauto kan dan eventueel een nieuwe verklaring worden ingediend).
Ook als uw werknemer niet wil meewerken aan het intrekken van de verklaring, bent u als werkgever verplicht actie richting de Belastingdienst te ondernemen. Indien u of uw werknemer niet voldoet aan de meldingsplicht kan een boete tot maximaal € 4.920 worden opgelegd!
Andere mogelijkheden
De huidige mogelijkheden om de bijtelling achterwege te mogen laten, blijven gewoon bestaan. De nieuwe verklaring creëert alleen een extra mogelijkheid, exclusief voor bestelauto's. Indien er voor de bestelauto al een ander systeem wordt gehanteerd, mag geen verklaring worden aangevraagd. Dit is het geval bij de volgende systemen:
- De bestelauto wordt doorlopend afwisseling gebruikt. In dat geval mag de werkgever het eventuele privégebruik afkopen voor € 300 per jaar per bestelauto.
- De werkgever en werknemer hebben vastgelegd dat de werknemer de bestelauto niet privé gebruikt. De werkgever controleert dit en legt een sanctie op indien wordt geconstateerd dat de werknemer zich niet aan de afspraak houdt.
- Er geldt een 'verklaring geen privégebruik auto'. Dat is de al bestaande verklaring, waarbij wel een kilometeradministratie moet worden bijgehouden, maar waarbij wel maximaal 500 km. op jaarbasis privé gereden mag worden.
Tot slot
De nieuwe verklaring biedt een extra mogelijkheid om de bijtelling voor een bestelauto achterwege te mogen laten en kan veel rompslomp besparen. Wel is het belangrijk geen enkele privékilometer met de bestelauto te rijden. U dient de verklaring in te trekken indien niet meer aan de voorwaarden wordt voldaan.
Terug naar overzicht